Інструкція з діловодства
у Дацьківській загальноосвітній школі І-ІІ ступенів
Яворівської районної ради Львівської області
I. Загальні положення
1.Ця Інструкція встановлює загальні вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами у у Дацьківській загальноосвітній школі І-ІІ ступенів Яворівської районної ради Львівської області (далі – заклад).
2.Дотримання вимог щодо порядку ведення документування, встановлених цією Інструкцією, є обов'язковим.
3.Заклад організовує діловодство відповідно до інструкції, яка затверджується керівником закладу.
4.Організація діловодства і контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів у закладі здійснюються відповідальною особою, яка призначається керівником закладу.
5.Створення електронних документів здійснюється відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", наказу Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року №1886/5 "Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за №1421/26198.
6.Порядок організації діловодства за зверненнями громадян, запитами на публічну інформацію визначається Законами України "Про звернення громадян", "Про доступ до публічної інформації".
7.У закладі діловодство здійснюється державною мовою.
8.Строки зберігання документів, що створюються під час діяльності закладу, визначаються наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року №578/5 "Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за №571/20884 (зі змінами).
II. Загальні вимоги до створення, оформлення та документування управлінської інформації
1.Документування управлінської інформації закладу полягає у створенні документів, що спрямовані на вирішення управлінських рішень.
2.Назва виду документа (наказ, протокол, доповідна записка тощо) має відповідати назвам, передбаченим розділом 3 Державного класифікатора управлінської документації ДК010-98, затвердженого наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31 грудня 1998 року № 1024 (зі змінами). Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування мають відповідати Національному стандарту України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ4163-2003", затвердженому наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07 квітня 2003 року №55 (далі - ДСТУ).
3.Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами ДСТУ та цієї Інструкції. У закладі можуть використовуватися такі бланки документів: загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа);бланк листа; бланк наказу. Вимоги до оформлення документів, що виготовляються за допомогою комп'ютерної техніки, наведено в додатку 1 до цієї Інструкції.
4.Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених законодавством України, статутом закладу, посадовими інструкціями, наказом про розподіл обов'язків між керівником закладу та його заступниками тощо.Відбитком печатки закладу засвідчують підпис посадової особи на документах із питань організаційної та фінансово-господарської діяльності за переліком документів, на яких підпис посадової особи засвідчується відбитком печатки закладу, наведеним у додатку 2 до цієї Інструкції.Відбиток печатки ставиться так, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або проставляється на окремо виділеному для цього місці з відміткою "М. П.".
5.Заклад може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту.У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових та інших прав у взаємовідносинах із закладом, а також під час формування особових справ працівників заклад може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії документів про освіту тощо). Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа. Копії наказів, інших документів засвідчує керівник закладу.
6.У разі потреби проведення оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження документа. Погодження документів може здійснюватись посадовими особами закладу, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в документі (внутрішнє погодження), а також заінтересованими установами (зовнішнє погодження. Погодження документів здійснюється відповідно до вимог наказу Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року №1000/5 "Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях", зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила організації діловодства та архівного зберігання документів). Гриф погодження складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з найменуванням закладу), підпису, ініціалу(ів) і прізвища, дати погодження.
Приклад: ПОГОДЖЕНО Директор Дацьківської ЗОШ І-ІІ ступенів Підпис О. Мудрак 02.01.2019
7.Затвердження управлінських документів здійснюється особисто керівником закладу відповідно до його повноважень або розпорядчим документом закладу із зазначенням на документі грифа затвердження, оформленого відповідним чином. Порядок затвердження документів здійснюється відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів. Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(ів) і прізвища директора школи, дати затвердження.
Приклад: ЗАТВЕРДЖУЮ Директор Дацьківської ЗОШ І-ІІ ступенів Підпис О. Мудрак 02.01.2019
У разі затвердження документа рішенням колегіального органу гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера документа у називному відмінку.
Приклад: ЗАТВЕРДЖЕНО Протокол засідання педагогічної ради Дацьківської ЗОШ І-ІІ ступенів
02.01.2019 №1
III. Особливі вимоги до складання деяких видів документів
1.Наказ - розпорядчий документ, який видає керівник закладу на правах єдиноначальності та в межах своєї компетенції, обов'язковий для виконання підлеглими. Накази видаються з основної діяльності, кадрових питань закладу, а також руху учнів. Накази з основної діяльності, кадрових питань, руху учнів/вихованців підписуються керівником закладу, а за його відсутності - особою, яка виконує його обов'язки, та реєструються в журналах реєстрації наказів. Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін. Наказ оформлюється на бланку наказу закладу (додаток 6 до цієї Інструкції). Зміст наказу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" та складається за допомогою від дієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про створення...") або іменника ("Про підсумки...").Текст наказу з основної діяльності та руху учнів/вихованців складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.У констатуючій частині зазначається підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Розпорядча частина наказу починається із слова "НАКАЗУЮ", яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка. Якщо наказ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Накази нумеруються в порядку їх видання в межах календарного року; накази з основної діяльності, руху учнів, кадрових питань мають окрему порядкову нумерацію. З метою розрізнення груп наказів до реєстраційного індексу наказу через дефіс додається літерна відмітка, наприклад: накази з адміністративно-господарських питань - №2-г; накази з кадрових питань – №2-к; накази про надання щорічних основних відпусток та відпусток у зв'язку з навчанням працівників - №2-в; накази з руху учнів – №2-у.
2.Протокол - документ, у якому фіксується перебіг ведення засідань, ухвалення рішень дорадчими та колегіальними органами, комісіями тощо. Протоколи засідань педагогічних рад, інших дорадчих та колегіальних органів складаються в стислій формі. У протоколі, складеному в стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення без деталізації перебігу обговорення питання. У разі потреби за рішенням загальних зборів (конференції) колективу протоколи загальних зборів (конференції) колективу можуть складатися у повній формі. Нумерація протоколів засідань педагогічної ради ведеться в межах року, протоколів виборних органів - у межах їх повноважень. Нумерація протоколів ведеться окремо за кожною групою протоколів засідань відповідного колегіального органу.
3. Датою протоколу є дата проведення засідання.Заголовок до тексту протоколу має відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, збори, робоча група тощо) і включати назву виду документа.Текст протоколу складається зі вступної та основної частин.У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали голови або головуючого на засіданні, зборах тощо, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб. У разі потреби у списку присутніх зазначаються посади запрошених осіб та найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.
4.Вступна частина містить порядок денний: перелік розглянутих на засіданні питань. Порядок денний подається наприкінці вступної частини. Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".
5.Основна частина протоколу складається з розділів, які мають відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою: для стислої форми протоколів: "СЛУХАЛИ - УХВАЛИЛИ"; для повної форми протоколів: "СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ". Після слова "СЛУХАЛИ" з нового рядка зазначаються прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача. У повній формі протоколу після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді (питання порядку денного). Виступи оформлюються в протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу), імен доповідачів у називному відмінку, викладенням змісту виступу або питання, відповіді на нього.
6. Тексти виступів у протоколі викладаються від третьої особи однини. Текст або тези доповіді, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається "Текст доповіді додається до протоколу".Після слова "УХВАЛИЛИ" фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного, яке має включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.У разі якщо приймається рішення про схвалення, погодження, затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано в тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (наприклад, додаток 1, додаток 2). У відповідних пунктах протоколу проставляються посилання на ці додатки.
Протокол підписує головуючий на засіданні колегіального (дорадчого) органу та секретар (за наявності). Протокол засідань комісій підписують усі члени комісії.
7.Листи складаються з метою обміну інформацією між закладом та органами державної влади, органами місцевого самоврядування, їх посадовими і службовими особами, закладами, установами, організаціями та іншими фізичними і юридичними особами. Бланк листа мають такі реквізити: повне найменування закладу відповідно до установчих документів; довідкові дані про заклад (поштова адреса, номер телефону, адресу електронної пошти, веб-сайту, код ЄДРПОУ) (додаток 7 до цієї Інструкції). Реквізитами листа є: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який надається відповідь (за потреби), адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (за потреби), підпис, відмітка про виконавця. Датою листа є дата його підписання, яка має збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції. Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити...", "роз'яснюємо, що...". Зазвичай у листі порушується одне питання.
8.Акт - документ, складений групою осіб для засвідчення встановлених фактів або подій. Акти оформлюються за результатами ревізій фінансово-господарської діяльності, під час приймання-передавання справ, списання майна тощо. Датою акта є дата його складення. Текст акта складається зі вступної та констатуючої частин. У вступній частині зазначаються підстави для складання акта та називаються особи, які склали акт або були присутні при цьому. У констатуючій частині викладаються суть, завдання, характер виконаної роботи, встановлені факти, пропозиції та висновки. Констатуюча частина може оформлюватися у вигляді таблиці. У кінці тексту акта записуються дані про кількість примірників акта та їх місцезнаходження. Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні. Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акта.
IV. Реєстрація документів
1.Документи в закладі реєструються централізовано незалежно від способу їх створення, одержання чи відтворення.
2.Реєстрація документів здійснюється відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.
3.Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням інформації та полягає у веденні запису облікових даних про документ, яким фіксується факт створення, відправлення або отримання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу із записом у відповідних журналах реєстрації необхідних відомостей про документ.
4.Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи (довідки, доповідні записки, заяви, протоколи засідань педагогічних рад, комісій тощо).
5.Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.
6.Документи, які надходять до закладу, реєструються в журналі вхідної кореспонденції, ті, що відправляються, - у журналі вихідних документів, внутрішні - у журналі внутрішніх документів, накази - у журналах реєстрації наказів. Перелік документів, що не підлягають реєстрації наведено у додатку 3 до цієї Інструкції. Форму книги реєстрації наказів директора школи з основної діяльності наведено у додатку 4 до цієї Інструкції. Примірні форми реєстраційних журналів вхідних, вихідних документів наведено у додатках 5, 6 до цієї Інструкції.
7.Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора та змісту. Окремо реєструються: вхідні документи; накази з основної діяльності; накази з руху учнів/вихованців; накази з адміністративно-господарських питань; накази з кадрових питань тривалого зберігання; накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання; внутрішні документи (протоколи, довідки, доповідні, пояснювальні записки, заяви працівників тощо); бухгалтерські документи; звернення громадян, у тому числі батьків або законних представників учнів; запити на публічну інформацію.
8.Документи, що передаються електронною поштою реєструються із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.
9.Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс. Складові частини реєстраційного індексу документа (крім звернень громадян) відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою.
10.Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу справи, наприклад 89/02-04, де 89 - порядковий номер документа у межах року, 02-04 - індекс справи за номенклатурою справ.
11.У вихідного та внутрішнього (за винятком наказів, протоколів) документа реєстраційний індекс складається із індексу справи за номенклатурою справ та порядкового номера, наприклад 02-04/176, де 02-04 - індекс справи за номенклатурою справ, 176 - порядковий номер документа у межах року.
V. Складання номенклатури справ
1.Номенклатура справ - обов'язковий для закладу систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються із зазначенням строків зберігання справ.
2.Номенклатура справ створюється з метою встановлення в закладі єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
3.Складання та оформлення номенклатури справ здійснюється відповідно до вимог глави 1 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання.
4.Номенклатура справ закладу розробляється відповідальною особою за організацію діловодства у закладі.
5.Номенклатура справ ухвалюється експертною комісією (далі - ЕК) закладу, яка створюється відповідно до законодавства.
6.Заклад погоджує номенклатуру справ з ЕК органу управління освітою.
7.Номенклатура справ закладу підлягає погодженню з відповідним органом управління освітою один раз на п'ять років або невідкладно в разі істотних змін у формі власності, структурі, функціях та характері роботи.
8.Погоджену номенклатуру справ затверджує керівник закладу.
9.Наприкінці року номенклатура справ закривається підсумковим записом про категорії та кількість справ, заведених у відповідному році.
10.Номенклатура справ щороку (не пізніше 20 грудня) уточнюється, затверджується керівником закладу та вводиться в дію з 01 січня наступного року.
VI. Формування справ, зберігання документів
1.Формування справ - групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
2.Формування справ закладу здійснюється з дотриманням вимог Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.
3.Накази з основної діяльності закладу, кадрових питань та руху учнів групуються в різні справи у хронологічному порядку відповідно до їх видів та строків зберігання.
4.Документи, затверджені наказом керівника закладу, є додатками до нього і групуються разом із цим розпорядчим документом.
5.Листування групується за змістом і кореспондентською ознакою та систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
6.Алфавітна книга учнів/вихованців, журнали групи подовженого дня, обліку пропущених і замінених уроків, книга обліку та видачі свідоцтв і додатків до свідоцтв про базову загальну середню освіту прошнуровуються, а сторінки нумеруються. На останній сторінці журналу/книги робиться запис про кількість сторінок у журналі/книзі, що підписує керівник закладу. Підпис керівника скріплюється печаткою закладу.
VII.Експертиза цінності документів.
Порядок підготовки справ до передання для архівного зберігання
1.Експертиза цінності документів та порядок підготовки справ до передання для архівного зберігання здійснюються на підставі Правил організації діловодства та архівного зберігання документів. Спеціальні вимоги до експертизи цінності документів та порядку підготовки справ до передання для архівного зберігання закладу передбачені цією Інструкцією.
2.Для організації та проведення експертизи цінності документів, що утворилися у діловодстві закладу, та подання результатів експертизи цінності документів на розгляд експертній комісії відділу освіти, молоді та спорту Дворічанської райдержадміністрації утворюється ЕК закладу. Склад ЕК та положення про неї затверджуються наказом керівника закладу.
3.Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються на зберігання особі, відповідальній за архів, за описами, що складаються особами, відповідальними за формування справ з відповідного напряму. Прийняття кожної справи здійснюється у присутності працівника, який передає документи.
4.У кінці кожного примірника опису особа, відповідальна за архів закладу, проставляє підпис щодо прийняття справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і зазначає дату.
5.Після прийняття справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань особа, відповідальна за архів закладу, на підставі описів справ, за якими здійснено прийняття документів, за встановленою формою готує річні розділи зведених описів справ. Особою, відповідальною за архів, складається акт про вилучення для знищення документів.
6.Зведений опис тривалого (понад 10 років) зберігання складається у трьох примірниках. До нього включаються також справи, які за номенклатурою справ мають строк зберігання "до ліквідації закладу". Після схвалення ЕК закладу примірники опису направляються на схвалення ЕК органу управління освітою. Після повернення всіх примірників опису його затверджує керівник закладу. Перший примірник опису зберігається в закладі як недоторканий, другий - є робочим і використовується для поточного пошуку справ, третій може надсилатися для контролю відповідному органу управління освітою.
7.Опис справ з кадрових питань складається у закладі у двох примірниках
8.Заголовки справ опису з кадрових питань систематизуються за номінальною ознакою (групування в одну справу документів одного виду) у такій послідовності: накази керівника закладу з кадрових питань; накази керівника закладу з руху учнів/вихованців; облікові документи; списки учнів/вихованців (алфавітна книга учнів/вихованців); журнали реєстрації наказів з кадрових питань; особові справи працівників; документи про тарифікацію (тарифікаційні відомості (списки)); документи про проведення державної атестації; книги обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про базову загальну середню освіту; документи про нещасні випадки (акти, протоколи, висновки, журнали); журнали реєстрації осіб, потерпілих від нещасних випадків; журнали обліку руху трудових книжок та вкладок до них; журнал реєстрації наказів з руху учнів/вихованців; незатребувані особисті документи працівників (трудові книжки).
9.Особові справи учнів вносяться до опису за роком звільнення працівника і систематизуються за прізвищами звільнених працівників в алфавітному порядку.
10.Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань та акт про вилучення для знищення документів розглядаються ЕК закладу одночасно.
11.Описи справ з кадрових питань разом з актами про вилучення для знищення документів після схвалення їх ЕК закладу подає на розгляд ЕК відділу освіти, молоді та спорту районної державної адміністрації. Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання після схвалення ЕК закладу подаються на розгляд ЕК органу управління освітою.
12.Погоджені (схвалені) акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником закладу.
13.Після затвердження акта про вилучення для знищення документів заклад має право знищити документи.
14. Керівник закладу зобов'язаний забезпечити збереження документів.